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Réunion de lancement du projet

Organisez une réunion de lancement avec tous les membres de l'équipe du projet, y compris :

  • l'équipe principale du projet
  • l'équipe de projet élargie
  • des représentants de la surveillance du conseil de direction (facultatif)

Sur cette page

Quand l'utiliser

Vous devriez organiser une réunion de lancement du projet peu de temps après avoir fait ce qui suit :

L'objectif d'une réunion de lancement est de :

  • présenter les membres de l'équipe les uns aux autres
  • décrire les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe
  • s'assurer que les membres de l'équipe ont une compréhension commune du projet (par exemple, le contexte, les objectifs, le calendrier, les risques, les hypothèses et les contraintes du projet)

Qui est concerné

Responsable
Chef de l'équipe du projet (par exemple, le chef de la gestion de produits ou le coordonnateur de projet)
Autres personnes susceptibles d'aider
Tous les membres de l'équipe du projet en participant à la réunion et en acceptant les mesures à prendre en fonction de leurs rôles et responsabilités

Comment procéder

Cette activité se déroule en 3 étapes.

  1. Avant la réunion

    Planifiez la réunion

    • Planifiez et envoyez une invitation à la réunion le plus tôt possible afin de vous assurer que tous les membres de l'équipe centrale pourront y assister.
      • Tenez compte des fuseaux horaires des invités.
      • Informez les invités qu'un ordre du jour et tout autre document seront envoyés avant la réunion.
      • Demandez aux invités de confirmer leur présence.
    • Établissez l'ordre du jour de la réunion pour qu’elle demeure ciblée.
      • Attribuez du temps à chaque point de l'ordre du jour.
      • Placez les points prioritaires en premier sur l'ordre du jour afin d'avoir du temps pour la discussion.
    • Distribuez l'ordre du jour avant la réunion pour permettre aux participants de s'y préparer.
    • Incluez tout document qui pourrait être utile aux participants pour qu'ils l'examinent avant la réunion.
    • Assurez un suivi auprès des invités qui n'ont pas confirmé leur présence.

    Points à considérer pour l'ordre du jour

    • Présentations
      • Chef de l’équipe du projet, membres de l'équipe principale
      • Rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe principale
    • Aperçu, plan et statut du projet
      • Bref historique du projet
      • Public cible prévu et ses besoins
      • Problèmes à résoudre
      • Existence de données actuelles relatives aux pages (statistiques ou recherches existantes)
      • Délais/échéances
      • Buts opérationnels des différents intervenants
      • Si les principaux « énoncés de problèmes » de chaque secteur partenaire sont en harmonisation les uns avec les autres (question de haut niveau que chaque secteur partenaire considère comme une source de préoccupation)
      • Les contraintes opérationnelles ou liées à l'utilisateur ou à la technologie (périodes de pointe, cycles de publication prévus, accessibilité, normes, etc.)
      • Les limitations techniques qui doivent être traitées (et qui sont connues à ce stade)
      • Les plans pour réunir l'équipe de projet élargie
    • Prochaines étapes
      • Fréquence prévue des réunions de l'équipe principale
      • Résumé des décisions et des mesures à prendre
      • Prochains points du plan de projet
    • Rétroaction et questions
      • Prévoyez du temps pour la rétroaction, les questions, les préoccupations et les suggestions pour les discussions futures

  2. Pendant la réunion

    Si vous êtes l'hôte de la réunion, arrivez tôt et accueillez les participants à leur arrivée.

    Commencez la réunion

    • Laissez aux participants quelques minutes pour arriver avant de commencer la réunion.
    • Prenez les présences et assurez-vous que les principaux membres de l'équipe sont arrivés avant de commencer la réunion.
    • Indiquez clairement qui dirige la réunion.
    • Consultez l'ordre du jour de la réunion.
    • Informez les participants qu'un temps est prévu à la fin de la réunion pour toute rétroaction supplémentaire ou pour poser d'autres questions.

    Poursuivez la réunion

    • Suivez l'ordre du jour pour que la réunion reste ciblée.
    • Respectez le temps prévu pour chaque point de l'ordre du jour (dans la mesure du possible).
    • Prenez en note les décisions et les mesures à prendre.
    • Veillez à ce qu'il y ait du temps à la fin de la réunion pour que chacun ait l'occasion de fournir une rétroaction supplémentaire ou de soulever d'autres questions.

    Terminez la réunion

    • Résumez ce que vous avez entendu, en donnant aux participants la possibilité d'apporter des précisions.
    • Résumez les décisions clés et les mesures à prendre.
    • Informez les participants des prochaines étapes.
    • Montrez votre appréciation et remerciez les participants pour leur contribution/participation.
    • Invitez les participants à vous contacter directement (le chef de l’équipe) s'ils ont des commentaires, des questions ou des préoccupations supplémentaires concernant les sujets abordés pendant la réunion.

  3. Après la réunion

    En tant que chef de l'équipe du projet, faites ce qui suit après la réunion :

    • Informez les invités qui n'étaient pas présents de toute question urgente nécessitant leur attention.
    • Communiquez le résumé de la réunion, y compris les décisions prises et les mesures à prendre.
    • Assurez le suivi des mesures à prendre.

Étapes suivantes

Une fois que vous avez terminé cette activité, vous êtes maintenant prêt à :

  • travailler avec l'équipe du projet pour déterminer les paramètres du projet

Produits livrables et artefacts

Lorsque vous aurez terminé, vous devriez avoir :

  • un courriel de lancement / invitation à la réunion
  • une équipe de projet ayant une compréhension commune du projet
  • un résumé de la réunion qui peut inclure des mesures à prendre

Outils et modèles

Documents de référence

Cette activité fait partie de la :

Aller à toutes les phases du processus de conception axée sur l’utilisateur.

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