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Phrases et paragraphes en langage clair et simple

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Utilisez des phrases simples

Une structure de phrase simple permet au lecteur de comprendre rapidement le sujet de la phrase et ce qu'il fait.

Gardez une structure de phrase simple :

Évitez les phrases complexes composées de plusieurs énoncés. Elles rassemblent généralement trop d'informations pour que les gens puissent les comprendre en survolant le texte.

Exemples : Remplacer des structures de phrases complexes par des structures de phrases simples

Écrivez : Renseignez-vous au sujet du réseau de transport du Canada. Trouvez des renseignements au sujet des routes, les pistes cyclables, les ports et les aéroports partout au pays.
N'écrivez pas : Le réseau de transport du Canada, avec ses routes, ses pistes cyclables, ses ports et ses aéroports, est vaste, et ce site vous fournira une foule d'information au sujet du réseau d'un bout à l'autre du pays.

Écrivez : Vous avez jusqu'au 30 avril pour soumettre votre déclaration de revenus.
N'écrivez pas : La période de temps dont les contribuables disposent pour soumettre leurs déclarations de revenus se termine le 30 avril.

Utilisez des phrases et des paragraphes courts

Soyez directs et brefs. Utilisez un minimum de mots pour exprimer une idée. En étant concis, vous aidez ainsi les gens, même les experts, à réaliser une tâche.

Essayez d'écrire des phrases de moins de 24 mots à l'aide des techniques suivantes :

Exemples : Utiliser des phrases courtes

Écrivez : Nous avons reçu et approuvé votre demande de financement.
N'écrivez pas : Nous avons reçu votre demande de financement, que nous avons soigneusement examinée et approuvée en temps opportun.

Écrivez : Nous examinerons tout type d'investissement.
N'écrivez pas : Tout type d'investissement fera l'objet d'un examen de notre part.

Essayez d'écrire des paragraphes de 3 phrases ou moins à l'aide des techniques suivantes :

Pour faciliter la lecture du contenu, les paragraphes peuvent parfois ne comporter qu'une seule phrase.

Exemple : Utiliser des paragraphes courts

Écrivez :

Votre demande pour la RS&DE sera généralement traitée dans les 60 jours civils suivant la date de réception de votre demande dûment remplie et de votre déclaration de revenus pour l'année.

Les demandes de remboursement qui nécessitent un examen détaillé seront généralement traitées dans un délai de 180 jours civils à compter de la date de réception de votre demande dûment remplie.

Pour en savoir plus sur les délais de traitement, consultez les normes de service du Programme RS&DE.

N'écrivez pas :

Votre demande pour la RS&DE sera généralement traitée dans les 60 jours civils suivant la date de réception de votre demande dûment remplie et de votre déclaration de revenus pour l'année. Les demandes de remboursement qui nécessitent un examen détaillé seront généralement traitées dans un délai de 180 jours civils à compter de la date de réception de votre demande dûment remplie. Pour en savoir plus sur les délais de traitement, consultez les normes de service du Programme RS&DE.

Utilisez la voix active

Les phrases à la voix active sont directes, claires et plus faciles à comprendre. Leur structure est logique et facile à suivre parce que le sujet est l’auteur de l’action :

Évitez la voix passive

Dans une phrase passive, il n'est pas toujours facile de savoir qui (ou quoi) fait l'action. Cela rend la phrase plus difficile à comprendre. La structure d’une phrase passive est la suivante :

Utilisez la voix active pour indiquer clairement qui est responsable de l'action.

Exemple : Utiliser la voix active

Écrivez : Vous devrez peut-être fournir une preuve de citoyenneté. (active)
N’écrivez pas : Une preuve de citoyenneté sera peut-être exigée. (passive)

Écrivez : Vous devez faire vos déclarations par voie électronique. (active)
N’écrivez pas : Vos déclarations doivent être faites en ligne. (passive)

La voix passive peut être utile dans certains cas. Pour en savoir plus, consultez:

Utilisez la forme affirmative

Lorsque c'est possible, dites ce que la personne peut ou doit faire plutôt que ce qu'elle ne peut ou ne doit pas faire. Évitez la forme négative, les doubles négations et les exceptions aux exceptions.

Exemples : Utiliser des phrases positives

Positive : Vous avez droit à une partie de la déduction.
Négative : Vous n'avez pas droit à la totalité de la déduction.

Positive : La procédure sera efficace.
Double négation : La procédure ne sera pas inefficace.

Positive : Vous pouvez demander une déduction pour un enfant à charge né en 1972 ou avant si cet enfant a une déficience mentale ou physique.
Double négation : Vous ne pouvez pas demander une déduction pour un enfant à charge né en 1972 ou avant, à moins que cet enfant n'ait une déficience mentale ou physique.

Exception : Utilisation acceptable de la forme négative

Lorsque quelque chose pourrait avoir de graves conséquences, vous pouvez utiliser la forme négative pour exprimer ce qui n’est pas possible ou doit être évité. Par exemple : N’essayez pas de trouver la source de monoxyde de carbone. Sortez immédiatement pour respirer de l’air frais.

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